O GERPRO DOCS é uma ferramenta que permite gerenciar os documentos anexados aos processos ou aos aplicativos do Gerpro, bem como oferece opção de separar espaço para uso pessoal de cada usuário, ou espaço para uso pelo sistema com objetivo de armazenar documentos de interesse geral.
Cada documento anexado no sistema, possui definições próprias de autorização de leitura e armazenamento. Assim sendo, é possível impedir o acesso a leitura de documentos, caso o usuário ache necessário. Também é possível impedir que o usuário grave documentos nas áreas de armazenamento e somente tenha autorização de leitura.
O Administrador também pode também limitar o espaço utilizado por cada pasta e/ou cada usuário, mantendo assim o controle total sobre a área contratada.
Notas e observações:
O GERPRO DOC’s está disponível somente para os clientes que contrataram espaço ou disponibilizaram algum servidor para uso pelo GERPRO visando o armazenamento de documentos
Armanezamento
O valor contratado, ou disponibilizado, pelo cliente pode ser separado para uso em áreas específicas com segurança e acesso controlados pelo usuário administrador. O Gerpro DOCS separa 3 áreas de armazenamento distintas:
- Área para anexo de documentos vinculados aos aplicativos, chamada ANEXO DOS APLICATIVOS, como por exemplo, os documentos anexados aos processos;
- Área para armazenamento de documentos pessoais dos usuários, chamada de PASTA PESSOAL;
Área para armazenamento de documentos do Sistema, de interesse geral, chamada PASTA DO SISTEMA;
Alterando as autorizações para cada documento
Na pasta de ANEXO APLICATIVOS e na PASTA DO SISTEMA, o administrador poderá alterar a autorização padrão para cada documento. No caso da PASTA PESSOAL quem altera as permissões padrão é o usuário proprietário do documento. Na lista de documentos, o administrador (PASTA DO SISTEMA e ANEXO DOS APLICATIVOS) ou o usuário proprietário (PASTA PESSOAL), tem disponível um nova coluna “PERMISSÕES” com um link para alterar a permissão leitura básica de cada documento (conforme imagem abaixo):
No menu ferramentas e Pasta de documentos, uma lista de pastas é apresentada na tela. Ao clicar no link do documento específico, uma tela de edição será aberta. É possível alterar a permissão padrão e o nome do arquivo, conforme ao lado:
Existem 2 permissões de leitura básica: AUTORIZAR PARA TODOS e NEGAR PARA TODOS.
Se a permissão de leitura básica for alterada para NEGAR PARA TODOS, o documento passa a ficar indisponível para todos os usuários, salvo o administrador para os documentos anexados na PASTA DO SISTEMA e PASTA DE ANEXOS DOS APLICATIVOS e o usuário proprietário na PASTA PESSOAL.
Para a permissão de leitura básica “NEGAR PARA TODOS” o administrador ou proprietário do arquivo, conforme o caso, pode indicar permissão de leitura para usuários e perfis especificamente, conforme imagem ao lado:
Se desejar autorizar o documento para todo um perfil, basta escolher o perfil na caixa de seleção “Acrescentar Perfis” e clicar na imagem .
Para autorizar um usuário especificamente, basta escolher o usuário na caixa de seleção “Acrescentar Usuários” e clicar na imagem , conforme ao lado:
No caso deste exemplo, o documento estará indisponível para todos os usuários, salvo o administrador, os usuários com perfil “CALCULISTA” e o usuário “14aaaa(teste)”