1- Introdução
A ferramenta possibilita ao administrador do Sistema configurar os acessos dos campos, tarefas e regras específicas para cada perfil desejado. A ferramenta encontra-se em “Controle > Criação e Configuração dos Perfis das Senhas de Acesso”.
Essa ferramenta possibilita que o Administrador possa criar perfis de acesso, indicando o que o perfil pode ou não pode fazer, dentro das opções de inclusão, alteração e exclusão de todas as áreas do sistema, e depois disso, vincular esses perfis a usuários do sistema, limitando-os as regras criadas para cada perfil.
. Criando as Partes de Processo
Para que a funcionalidade funcione de maneira correta, é necessário que o usuário em questão do Gepro possua uma parte cadastrada no sistema, com o seu nome e seu e-mail. Indo no menu “Tabelas > Cadastro de Partes” podemos cadastrar uma nova parte.
Nesse caso, iremos cadastrar o Usuário 1, como se fosse algum usuário do Gerpro, e colocaremos o seu e-mail para que ele possa receber os e-mails de responsabilidade do sistema Gerpro. Se você não possui uma parte no seu nome, necessário criar essa parte. E se a parte não possuir um e-mail cadastrado, a funcionalidade não irá enviar os e-mails.
. Incluindo os Responsáveis no Sistema
Após realizar a criação das partes, precisamos configurar para que essas partes apareçam no sistema quando formos criar os andamentos. Para isso, iremos em “Tabelas > Caixa de Seleção Empresas” e escolher para quais empresas esses responsáveis devem aparecer. No caso de exemplo, iremos selecionar a opção “Todas as empresas”.
Mas caso queira que esses responsáveis só apareçam em alguma empresa especifica, só selecionar essa empresa. Pois na hora de incluir o andamento, esses responsáveis só irão aparecer nos processos que estiverem para a empresa selecionada, e no caso de todas as empresas, os responsáveis aparecerão para todos.
Após selecionar a empresa, iremos até a aba chamada “Preposto” escolher os responsáveis e cadastrar os responsáveis nessa tabela. Como nesse caso, colocamos os usuários 1, 2 e 3.
2- Configurando as Tarefas
Para configurar as tarefas é necessário incluir um novo andamento. Ao incluir um novo andamento, você percebe que existe a opção de “Data/Hora da Agenda” e “Responsável pela Tarefa”. Esses 2 itens são os itens que vão configurar a tarefa e o prazo a ser executado.
A data e hora é onde você configura o prazo, dizendo que ele deve ser cumprido até a data estipulada. E o responsável, é a pessoa que ficará responsável por essa tarefa, pela execução e controle. A pessoa receberá um e-mail indicando que ela foi colocada como responsável e que existe uma tarefa para ela.
Lembrando que, para que o responsável receba o e-mail, é necessário que o “Avisar por Email” esteja marcado.