O Relatório de estoque (NOVO) pode ser gerado no link relatórios, dentro do ramo “book de relatórios” conforme exemplifica a imagem abaixo:
# Base
O conceito básico de ESTOQUE segue a seguinte descrição: “Quaisquer quantidades mantidas em disponibilidade por algum intervalo de tempo”.
Importante notar que além da quantidade, a definição de estoque carrega o conceito de tempo. Assim, além dos filtros necessários para separar os dados (matéria por exemplo), é importante definir quais datas servirão para marcar o tempo de “ENTRADA” e “SAÍDA” do estoque no período definido.
Ao invés de permitir que as definições do ESTOQUE fiquem por conta do usuário toda vez que o RELATÓRIO for gerado, o GERPRO grava um modelo com as definições básicas principais de data de ENTRADA, data de SAÍDA e outros filtros importantes como matéria por exemplo. Este modelo serve para preencher os parâmetros automaticamente e manter a compatibilidade nas comparações históricas.
Cada modelo determina previamente os filtros (a MATÉRIA por exemplo) para pesquisar no cadastro de PROCESSOS, qual a data do CADASTRO de processos servirá como PARÂMETRO DE ENTRADA no ESTOQUE daquele período e qual DATA do cadastro de processos servirá de SAÍDA do ESTOQUE naquele período.
Esta configuração pode ser verificada no cabeçalho com os parâmetros do RELATÓRIO
Para o GERPRO, a ENTRADA no estoque de processos é traduzida na coluna NOVOS do relatório e a SAÍDA do estoque na coluna ENCERRADOS do relatório. Os quantitativos de NOVOS naquele período são os processos cuja data definida no parâmetro (no nosso modelo de exemplo acima é a Data de Cadastramento) bate com o ANO/MÊS do período aferido. Assim, se selecionarmos o mês de Ago/2019, a coluna NOVOS refletirá a quantidade de processos cuja DATA DE CADASTRAMENTO for igual a Ago/2019. Da mesma forma o GERPRO calcula a coluna ENCERRADOS, mas neste caso utilizando o campo data do cadastro de processos configurado para tal (no nosso modelo de exemplo acima é a DATA da FASE). A quantidade de processos que vai constar na coluna ENCERRADOS é o total de processos que a coluna DATA DA FASE for igual a Ago/2019, e neste caso também o status seja ENCERRADO.
** Importante ressaltar que para constar na coluna encerrado o GERPRO considera também que o “STATUS” do processo deve estar como “ENCERRADO” ***
** Importante frisar também que se a data definida como parâmetro de ENTRADA estiver vazia o relatório considera como PRÉ-CADASTRO e esta quantidade estará demonstrada na última linha do relatório ****
# Alterações de Cadastro
O principal problema de comparar os ESTOQUES por período são as variações que o cadastro sofre com o correr do tempo, como por exemplo a mudança da matéria do processo ou a exclusão de um processo por qualquer motivo ou mesmo o DESARQUIVAMENTO de um processo previamente ENCERRADO.
Estes movimentos alteram o “FLUXO” de estoque porque afetam indiretamente os dados do ESTOQUE. Para evitar que as mudanças no cadastro de processos do GERPRO se reflitam nos números históricos, o Gerpro produz uma fotografia mensal das mudanças feitas no cadastro e guarda separadamente estas informações, de forma a manter INALTERADOS os números nos meses históricos. O Relatório de Estoque usa estas informações para gerar o seu conteúdo.
A paritr dos dados históricos, o GERPRO compara os “MOMENTOS” do ESTOQUE e gera os “AJUSTES” que será exposto a frente.
Quais dados são GRAVADOS e HISTORIZADOS?
Somente os dados relativos a PROCESSO, PARTES DE PROCESSO e OBJETOS DE PROCESSO serão gravados mensalmente no HISTÓRICO. As demais informações do sistema ou se referem a tabelas de apoio (caso que será impeditivo a exclusão do item) ou “movimentos” de registro.
As alterações no período menores que 1 mês NÃO serão HISTORIZADAS. Somente será gravada uma única IMAGEM por mês. Por exemplo, não será possível comparar as alterações entre o dia 15 e o dia 30 do mesmo mês.
Estes dados históricos poderão ser auditados usando a pesquisa. Na lateral superior direita da pesquisa, o usuário pode mudar o modo padrão de “INSTANTÂNEO” para algum cadastro de processo histórico gravado:
# Ajustes dos Relatórios de Estoque
Os ajustes podem ser para “AUMENTAR” o estoque (o GERPRO trata como “Ajustes Adição” e estão ao lado da coluna NOVOS) ou para “DIMINUIR” o estoque (o GERPRO trata como “Ajustes Subtração” e estão ao lado da coluna ENCERRADOS).
Ajustes Adição
Como forma de exemplo vamos utilizar o mês de Setembro/2019 e os ajustes de Adição indicados no Relatório. No relatório consta 21 processos indicados como ajustes de Adição. Ao clicarmos sobre o número, o GERPRO abrirá a lista com os 21 processos e os “possíveis” motivos deste ajuste.
No caso específico, o GERPRO informa que 2 processos foram “ADICIONADOS” ao ESTOQUE porque foram “DESARQUIVADOS” em Set/2019.
Significa que no estoque de Agosto/2019 estes processos não constavam na lista de ESTOQUE (ou estavam sendo ENCERRADOS naquele mês).
Com o “DESARQUIVAMENTO” a data de CADASTRO não mudou (é mantida a mesma original) e a única forma do processo “VOLTAR” para o ESTOQUE é através do “AJUSTE DE ADIÇÃO”.
Da mesma forma 3 processos foram reclassificados como “Cível” e em Agosto/2019 estavam como “JEC”. Neste caso não houve mudança de DATAS que permitisse os processos constar na coluna de NOVOS e, assim, foram adicionados ao ESTOQUE na coluna AJUSTES. No relatório de JEC eles vão estar no “Ajuste de Subtração” posto constavam no ESTOQUE de Agosto/2019 e não houve alteração de datas que justificasse o número na coluna “ENCERRADOS” e assim vai ser retirado do ESTOQUE pela coluna “Ajustes Subtração”.
O último caso é a MUDANÇA DA DATA BASE. Esta é uma definição genérica e nem sempre significa que a “DATA DE CADASTRAMENTO” mudou. Significa que o processo não estava na relação de “ATIVOS” no estoque anterior e “APARECEU” no estoque atual.
Vamos ver 2 casos para entender o comportamento:
Utilizando a pesquisa fizemos uma verificação do processo 27695569. Ele foi cadastrado em Agosto/2019 e foi ENCERRADO naquele mês. Então ele “entrou” e “saiu” no mesmo mês. O GERPRO não consegue “enxergar” este processo na lista de ATIVOS no final do mês de Agosto/2019 e quando compara com o estoque de Set/2019 este processo “aparece” (a fase foi alterada nas não a data da fase). O Gerpro então tipifica como “MUDANÇA DE DATA BASE”.
Outro caso é o processo 27669675. Utilizando a pesquisa fizemos uma verificação do processo no histórico dos 2 meses referentes ao estoque (agosto/2019 e setembro/2019). No mês de agosto ele estava encerrado e não constou na lista de ESTOQUE do mês
Em setembro houve a alteração da data de encerramento do processo para 30/09/2019. Assim o processo volta a constar na lista de ESTOQUE do mês, mas não tem nenhuma entrada na coluna NOVOS e nem está na lista de ativos do estoque do mês anterior. O GERPRO acrescenta nos AJUSTES de ADIÇÃO ( afinal ele vai retirar o processo na coluna ENCERRADOS e tem que fazer uma compensação) e como o GERPRO não tem ele no estoque de ATIVOS do mÊs anterior classifica este movimento como MUDANÇA DE DATA BASE
Estas são as possíveis tipificações que o GERPRO faz automaticamente dos Ajustes de Adição:
- TRANSFERIDO DO MODELO modelo> – Quando há alteração da matéria do Processo;
- PROCESSO DESARQUIVADO – Quando o processo é desarquivado no mês e volta ao status de ativo;
- MUDANÇA DE DATA BASE – Todas as outras possibilidade que envolvem um processo estar ativo no mês corrente, cujo data de cadastramento é anterior ao mês corrente (por isso não consta na coluna de NOVOS) e não constar no estoque de ATIVOS do mês anterior
Ajustes Subtração
Também para exemplificar esta coluna vamos utilizar o mês de Setembro/2019 e os ajustes de Subtração indicados no Relatório. No relatório consta 9 processos na coluna ajustes de Subtração. Ao clicarmos sobre o número, o GERPRO abrirá a lista com os processos e os “possíveis” motivos deste ajuste.
No caso específico, o GERPRO informa que toda a lista de processos subtraídos do estoque são processos “APAGADOS” do sistema. Isto significa que estes processos constavam no ESTOQUE ATIVO do mês anterior (Agosto/2019) e não mas estavam no estoque de ATIVOS do corrente mês sem qualquer movimento de encerramento
Toda vez que o GERPRO não encontrar qualquer referência no estoque atual de um processo que está no estoque do mês anterior, vai classificar como PROCESSO APAGADO.
Vamos tomar como exemplo 2 processos da lista e fazer a pesquisa no histórico de Ago/2019. Como vemos na imagem abaixo, a pesquisa retorna os 2 processos na lista. Fazemos a mesma pesquisa para o mês de Setembro/2019 com os mesmos 2 processos e ela já não retorna qualquer lista como na imagem ao lado.
As possíveis tipificações que o GERPRO faz automaticamente para os Ajustes de Subtração são:
- ENCERRAMENTO RETROATIVO – Quando o processo é encerrado no período do estoque mas com a data anterior ao mês do ESTOQUE;
- PROCESSO APAGADO– Quando o processo consta no ATIVO do estoque do mês anterior e não tem qualquer registro no estoque do mês corrente;
MUDANÇA DE DATA BASE – Todas as outras possibilidade que envolvem um processo estar ativo no mês anterior e não constar no estoque de ATIVOS do final do mês corrente e também não ter sido encerrado no mês atual.
# Resumo Descritivo das Colunas do Relatório de Estoque
REGRAS ESTÁTICAS válidas para qualquer modelo.
- ESTOQUE INICIAL – São todos os processos ATIVOS cuja data de cadastramento seja menor ou igual ao último dia do mês anterior somados a TODOS os processos ENCERRADOS cuja data de encerramento seja maior que o último dia do mês anterior.
- NOVOS – Todos os processos cuja data de cadastramento (no caso do modelo definido na ilustração a data de ENTRADA é a de cadastramento) seja igual ao mês de aferição do ESTOQUE. ;
- ENCERRADOS – Todos os processos ENCERRADOS cuja data de ENCERRAMENTO (no caso do modelo definido na ilustração a data de SAÍDA é a da fase) seja igual ao mês de aferição do ESTOQUE. Importante notar que os PROCESSOS precisam ter o status de ENCERRADO para constar na coluna;
- ESTOQUE FINAL – São todos os processos ATIVOS cuja data de cadastramento seja menor ou igual ao último dia do mês atual do ESTOQUE somados a TODOS os processos ENCERRADOS cuja data de encerramento seja maior que o último dia do mês atual do ESTOQUE.
- AJUSTES ADIÇÃO – Todos os processos que constem no ESTOQUE FINAL do mês atual e não estejam no ESTOQUE INICIAL (ou ESTOQUE FINAL do mês anterior) e não constem na coluna NOVOS;
- AJUSTES SUBTRAÇÃO – Todos os processos que constem no ESTOQUE INICIAL do mês atual (ou ESTOQUE FINAL do mês anterior) e não estejam no ESTOQUE FINAL do mês atual e também não constem na coluna ENCERRADOS;
Adicionalmente o relatório disponbiliza linha com outros dados que sejam:
PRÉ-CADASTRO – Lista de processos cuja data de cadastramento esteja VAZIA
# Como Utilizar a Pesquisa com Dados Históricos para Recuperar o Saldo Inicial e Final do Estoque
Exemplo 1 – SALDO INICIAL E FINAL DO ESTOQUE DE 09/2019.
O Saldo Inicial do Estoque de Setembro/2019 é o mesmo valor do SALDO FINAL do Estoque do Agosto/2019. Para isto usuaremos o cadastro HISTÓRICO DA PESQUISA do mês de Ago/2019.
A definição de ESTOQUE FINAL é: “São todos os processos ATIVOS cuja data de cadastramento seja menor ou igual ao último dia do mês atual do ESTOQUE somados a TODOS os processos ENCERRADOS cuja data de encerramento seja maior que o último dia do mês atual do ESTOQUE”.
Então ESTOQUE FINAL DE AGO/2019 => ( ATIVOS COM DATA DE CADASTRO <= 31/08/2019 ) + (ENCERRADOS COM DATA DA FASE >= 01/09/2019 )
Na pesquisa selecionamos a referência de Ago/2019 (imagem a baixo)
E selecionamos os parâmetros de Situação = ATIVO e data de Cadastro <= 31/08/2019
e matéria = Cível conforme abaixo:
Para evitar que o resultado seja extenso, pedimos para agrupar o resultado contando o número de registros:
Podemos PESQUISAR e obter o resultado:
Observe que abaixo do cabeçalho e antes do subtítulo, o GERPRO informa que a base de pesquisa é uma base HISTÓRICA e passa as referências do dia da gravação desta “FOTOGRAFIA”. É o mesmo texto que está na última coluna do relatório de ESTOQUE na linha Ago/2019.
Este é o total de ATIVOS com o CADASTRO até o último dia de AGOSTO/2019. Ainda falta somar os processos que foram ENCERRADOS depois desta data.
Repetimos a pesquisa agora mudando os parâmetros de Situação para ENCERRADO, mantendo os parâmetros de DATA DE CADASTRAMENTO e acrescentando o parâmetro na DATA DA FASE conforme ao lado:
Os demais parâmetros da pesquisa são mantidos conforme anteriormente (Matéria = Cível e agrupamento contando o número de registros).
Executamos a pesquisa:
Desta forma temos que o ESTOQUE FINAL DE AGOSTO/2019 = ESTOQUE INICIAL DE SETEMBRO/2019 = 64.418 + 0 = 64.418. Isto é o valor do final da linha de Ago/2019 e início de Set/2019.
Para o ESTOQUE FINAL de Set/2019 fazemos o mesmo procedimento agora utilizando a base HISTÓRICA de Set/2019, utilizando o último dia de setembro como parâmetro para a DATA DE CADASTRAMENTO e o primeiro dia de Out/2019 para a data de Encerramento.
1º. Passo – ATIVOS com DATA DE CADASTRAMENTO <= 30/09/2019:
Executamos a PESQUISA:
2º. Passo – ENCERRADOS com DATA DA FASE >= 01/10/2019:
Repetimos o procedimento alterando o Estado para ENCERRADO e colocando a data da fase >= 01/10/2019 como abaixo:
Executamos a pesquisa:
Desta forma temos que o ESTOQUE FINAL DE SET/2019 = 65.151 + 1 = 65.152. Isto é o valor do final da linha de Set/2019.
Exemplo 2 – QTD DE NOVOS NO ESTOQUE DE 09/2019.
Na pesquisa selecionamos a referência de Set/2019 e selecionamos os processos com DATA DE CADASTRAMENTO entre 01/09/2019 e 30/09/2019 (primeiro e último dia do período do ESTOQUE). Também mantemos em branco o Estado do Processo. Os demais parâmetros devem ser mantidos (Matéria = Cível e agrupar contando o número de registros)
Executamos a pesquisa e encontramos o resultado que condiz com a qtd da coluna NOVOS da linha de set/2019 do relatório de Estoque.
Exemplo 3 – QTD DE ENCERRADOS NO ESTOQUE DE 09/2019.
Na pesquisa selecionamos a referência de Set/2019 e selecionamos os processos com ESTADO do PROCESSO igual a encerrado e DATA DA FASE entre 01/09/2019 e 30/09/2019 (primeiro e último dia do período do ESTOQUE). Retiramos todos os filtros da data de cadastramento. Os demais parâmetros devem ser mantidos (Matéria = Cível e agrupar contando o número de registros)
Executamos a pesquisa e encontramos o resultado que condiz com a qtd da coluna ENCERRADOS da linha de set/2019 do relatório de Estoque
Exemplo 4 – QTD DE AJUSTES NO ESTOQUE DE 09/2019.
Antes de começar o processo de verificação, precisamos entender o cálculo do ESTOQUE segundo segue:
FÓRMULA ARITMÉTICA PARA CÁLCULO DO SALDO FINAL DO ESTOQUE: ESTOQUE INICIAL + NOVOS – ENCERRADOS = ESTOQUE FINAL.
Aplicando na fórmula os valores de setembro temos o seguinte resultado: 64.418 + 2.453 – 1.731 = 65.140. O resultado é diferente do ESTOQUE FINAL de setembro que é de 65.152.
Esta diferença (12 processos para mais) é exatamente o saldo dos ajustes de adição – subtração => 21 – 9 = 12
Isto é devido as modificações de cadastro que, na maior parte das vezes, envolvem 4 situações:
- Processos que são apagados;
- Data da Fase (Encerramento) que é modificada;
- Estado do Processo que é modificado, o que chamamos de DESARQUIVAMENTO.
- Mudança da matéria do processo.
Estes movimentos só são percebidos comparando os cadastros históricos do mês anterior do ESTOQUE com o mês corrente, por isso é mais complicado recuperar estes números utilizando somente a pesquisa. Precisamos “BAIXAR” os dados de ESTOQUE FINAL do mês de AGOSTO/2019 e comparar com o ESTOQUE FINAL do mês de SETEMBRO/2019. Sugerimos utilizar o Excel para este fim.